Asset dan Indirect Management ​

Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi serta laporan hasil audit terdapat beberapa hal yang perlu dirubah ke arah yang lebih baik pada YMMA diantaranya:

1. YMMA perlu mengeluarkan barang yang tidak mendapatkan fasilitas dari dalam laporan IT Inventory
2. YMMA perlu mengidentifikasi mesin yang terdapat SAP dan melakukan sinkronisasi data atas mesin yang terdapat di SAP agar sama datanya dengan laporan mesin yang terdapat pada IT Inventory

Daftar Istilah ​

GRS ​

GRS atau goods request system adalah aplikasi yang berguna untuk meminta persetujuan atas barang - barang indirect apa saja yang ingin diminta dan dibeli oleh berbagai macam bagian. Kewenangan aplikasi ini terdapat pada bagian accounting dan pihak accounting juga yang akan memberikan persetujuan dari sisi accounting pada aplikasi ini

Latar Belakang ​

Surat No. S-498/WBC.09/2021

Problem: Agar auditee mengupdate data laporan pertanggungjawaban mesin di IT Inventory agar sesuai dengan data SAP terkait mesin yang ada di Kawasan Berikat. Solusi:

1. Data asset yang sedang dipersiapkan oleh Pak Bayu Novianto (karena selama ini ICKB, ProCon, Accounting memiliki data sendiri - sendiri, Pak Bayu Novianto setahu saya sedang melakukan rekonsiliasi agar mengupdate data asset menjadi satu kesatuan yang tidak terpecah - pecah lagi)
2. Data ini akan diimpor ke dalam CDMS dan dicek apakah sudah sama dengan SAP
3. Jika sudah sama maka datanya akan dipakai dalam proses peminjaman dan transaksi (reparasi, perusakan) lain ke depan
4. Pak Bayu menginginkan ada data foto yang melekat ke data masing - masing asset, agar identifikasi dapat jauh lebih mudah untuk dilakukan
5. Pak Bayu juga menyarankan ketika data sudah sama dengan SAP ke depan, maka barang yang tidak memiliki fasilitas dilengkapi dengan PIB atau no faktur pajak 010
6. Pak Bayu menginginkan ada kamar atau sloc yang ditujukan untuk mempermudah proses audit, karena ketika pihak BC menunjuk suatu asset pihak YMMA bisa dengan cepat memberikan info kalau asset yang ditunjuk berapa pada kamar atau sloc yang mana, kamar ini termasuk mengidentifikasi apakah asset tersebut sedang dipinjamkan apa masih di internal YMMA
7. Pak Bayu menyarankan agar ada QR code yang bisa digenerate dari CDMS untuk ditempel ke dalam asset fisiknya masing - masing
8. Pak Bayu juga menyarakan agar disposal request asset juga dilakukan pada CDMS sama seperti SK01 dan SK02 yang approvalnya dilakukan di CDMS

Kesimpulan: Semua hal ini menurut saya akan menambah akuntabilitas atas pertanggungjawaban mesin pada IT inventory sehingga SAP = CDMS (yang sudah difilter data assetnya)

Surat No S-7030/WBC.09/KPP.MP.01/2020

Problem: Untuk mengeluarkan daftar barang non fasilitas dari IT Inventory Solusi:

1. Dengan kesepakatan meeting terakhir yang ingin menambahkan kode barang (pada kolom uraian dari kiri sebanyak 11 karakter), maka akan terbentuk koneksi data antara GRS dengan CDMS
2. CDMS akan melihat data ke GRS (dengan melakukan integrasi terlebih dahulu sebelumnya) untuk mengetahui barang mana yang pakai fasilitas, barang mana yang tidak pakai fasilitas
3. Setelah mendapatkan informasi dari GRS, maka dengan bantuan kode barang, dan penanda fasilitas atau non fasilitas pada GRS, CDMS akan memfilter barang - barang non fasilitas yang sekarang ini mungkin masih muncul pada laporan wajib Bea Cukai

Kesimpulan: Semua hal ini bertujuan untuk mengeluarkan barang non fasilitas dari IT Inventory (atau CDMS yang sudah terfilter)